Montagem de um departamento de exportação

A empresa para conseguir iniciar ou aumentar as suas vendas no mercado externo, precisa criar uma estrutura dedicada para que os resultados comecem a aparecer.    Para cada estratégia adotada pela empresa, existirá INDICADORES CHAVES DE SUCESSO, que vão nortear a tomada de decisões. No caso da EXPORTAÇÃO a empresa precisa ter uma visão de longo prazo, associada a uma linha de produtos adequada aos clientes estrangeiros com uma estrutura de suporte a esses clientes, que dará toda a segurança para que eles continuarem comprando.

Seguem algumas recomendações para a montagem de um departamento de exportação dentro da sua empesa.

DEPARTAMENTO DE EXPORTAÇÃO

O tamanho do departamento irá depender de empresa para empresa. As empresas de menor porte poderão iniciar o departamento com a contratação de um único funcionário que se responsabilizará pela parte operacional e comercial da exportação. Esta pequena estrutura será o embrião de um setor maior que crescerá conforme a evolução do departamento e da empresa.

Deve estar bem claro para a empresa que as primeiras exportações podem demorar( prazos que podem ser superiores a seis meses)  e por isso a direção precisa dar todo o apoio ao novo setor,  especialmente durante este início de projeto.

Além da contratação de um especialista, é necessário o investimento de  algum dinheiro na montagem de uma estrutura básica que dará o suporte ao departamento. A área precisará de pelo menos duas linhas de telefone fixas,  computador, impressora, acesso a Internet, telefone celular, note-book para os trabalhos e para as apresentações em  viagens ao exterior.

De preferência as ligações deverão ser atendidas unicamente pelo setor, que será visto como a única interface com o mercado externo, evitando assim problemas de comunicação, pois em algumas empresas as ligações são atendidas por telefonistas que não falam outro idioma e as ligações ficam “ passeando”  pela empresa até chegar à área de exportação. Isto prejudica a imagem da empresa.

Sugerimos que o telefone da área seja do tipo  discagem direta e na ausência dos responsáveis pelo setor, os recados poderão ser gravados em uma secretária eletrônica ou serem transferidos automaticamente para o telefone celular do responsável pelo Departamento.

O departamento será o filtro da empresa com o mercado externo e com os demais setores da empresa, evitando prejuízos de imagem frutos principalmente dos desencontros de informação.

O setor de exportação poderá ter dinâmica própria,  portanto os responsáveis poderão trabalhar em horários diferentes dos horários cumpridos pelo restante da empresa (conforme o fuso horário dos países alvo)

O material acima faz parte do E-BOOK:  COMO MONTAR UM DEPARTAMENTO DE EXPORTAÇÃO, se quiser receber a integra do E-BOOK totalmente grátis com mais dicas e sugestões, envie e-mail para : eventos@gruponfg.com.br